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9 pilares que não podem faltar no programa de compliance

Não é raro ter acesso a notícias de empresas que foram acusadas de ações fraudulentas, sejam elas em relação ao produto, ao pagamento de impostos ou às formas mais “criativas” de corrupção. Embora, muitas vezes, esse tipo de atitude pareça intencional, nem sempre é. Por isso, empresas sem um bom programa de compliance correm o risco de seguir pontualmente algumas das suas obrigações e suas equipes podem cometer erros.

Manchar a reputação é apenas uma das consequências para as empresas que podem, ainda, perder em economia e até em mercado. Instituições de todos os portes precisam ficar atentas ao compliance a fim de estarem em dia com as suas obrigações. Além de assegurar valor ao negócio, o compliance pode garantir a continuidade e sustentabilidade de uma empresa.

E não estamos falando de um documento para registro de normas. Mas também de educação corporativa sobre o mesmo. Só assim, todos compreendem a importância de regras internas e externas e mitigam erros no dia a dia de trabalho.

Saiba mais sobre o programa de compliance e conheça os seus pilares para que possa aplicá-lo na instituição em que você atua.

O que é programa de compliance?

Em inglês, o verbo “to comply” significa estar de acordo com uma regra. Assim, podemos dizer que a compliance se refere à conduta da empresa, bem como à sua adequação às regras e legislações vigentes. Com isso, entram no programa de compliance:

  • políticas da empresa;

  • regras;

  • controles internos e externos.

Tanto a instituição, quanto os colaboradores e até os fornecedores, precisam agir de acordo com a legislação vigente e normativas dos organismos reguladores.  Só assim a empresa estará em compliance:

  • ambiental;

  • trabalhista;

  • financeiro;

  • referente à segurança do trabalho;

  • operacional;

  • contábil, entre outras.

Para que tudo isso seja alcançado, é preciso investir em treinamento de compliance para as equipes da empresa. Afinal, os colaboradores são os principais responsáveis por efetivar os objetivos da empresa.

Ou seja, o treinamento é um importante componente na mitigação de erros, na garantia de condutas e no alinhamento de procedimentos em caso de irregularidades. Ciente disso, entenda quais pilares você não pode deixar de fora do programa de compliance da sua empresa.

9 pilares de um programa de compliance

1. Apoio da alta administração

A alta gestão deve estar de acordo e pronta para apoiar as ações determinadas no programa de compliance. É preciso que eles sejam exemplo e se envolvam desde a hora de realizar o planejamento, até a execução.

2. Mapeamento de riscos

É necessário realizar também o Mapeamento de Riscos de Compliance (Compliance Risk Assessment – CRA). Nesta etapa, são identificados os riscos que uma empresa corre em relação às normativas e legislações, para que o programa de compliance possa ser criado especificamente para ela. Afinal, cada instituição tem as suas necessidades, angústias e problemas. É recomendado ter um projeto adequado a ela.

3. Controles internos

Durante a elaboração do programa de compliance é interessante se preocupar com a minimização dos riscos. Para isso, é indicado criar mecanismos de controle, como registros contábeis e financeiros, por exemplo.

4. Código de conduta e políticas de compliance

O código determina tudo o que precisará ser feito para que a instituição esteja de acordo com a legislação vigente. Além disso, valoriza comportamentos éticos e instrui os colabores do que é certo e errado dentro do mercado em que atua.

5. Treinamento da equipe

Embora a elaboração do programa de compliance, bem como a sua aplicação dependam do apoio da alta administração, é preciso que toda a equipe esteja pronta para desenvolvê-lo e vivenciá-lo.

Para isso, é necessário explicar aos colaboradores a importância, bem como a necessidade de adequação. Esse processo pode ser feito com a realização de treinamentos e com um sistema de comunicação interna efetivo. A dica é contratar uma empresa especializada em treinamentos, para que a equipe seja orientada da melhor forma e de maneira personalizada, com foco nos desafios do negócio. Só assim o programa terá sucesso.

6. Denúncia

Além de explicar para os colaboradores sobre as regras e determinações do programa de compliance, é fundamental dar a eles uma forma de se comunicar e denunciar irregularidades. Afinal, toda empresa pode ter um colaborador que viole o código de conduta, e isso vai dos cargos mais simples ao CEO.

Para que esse tipo de situação possa ser relatada e as medidas cabíveis sejam tomadas, é essencial ter uma maneira oficial de fazer o relato. Seja por e-mail ou formulário interno, um bom programa de compliance oferece um canal de denúncia, muitas vezes terceirizado para garantir a confidencialidade. A equipe precisa conhecer esses canais. Por isso, eles devem ser abordados durante o treinamento.

7. Investigações

Uma vez que uma denúncia chegou ao canal, é indispensável que haja uma investigação. Afinal, qualquer indício de comportamento ilícito deve ser averiguado. Caso a denúncia seja confirmada, é vital aplicar as correções ou punições previstas.

8. Relações com parceiros e fornecedores

Além de um cuidado com as regras da empresa, é imprescindível ter a certeza de que os parceiros também estão agindo de acordo com a lei. Para isso, é indicado que o programa de compliance conte com a indicação da avaliação do histórico de fornecedores, representantes, distribuidores, entre outros.

9. Auditoria

Para ter a certeza de que tudo está caminhando corretamente, é fundamental monitorar. As auditorias internas podem ajudar a identificar falhas, para que possam ser corrigidas rapidamente, visando sempre evitar danos à empresa.

Tudo isso só é possível se a instituição contar com profissionais especializados e investir em treinamento e aprimoramento da equipe constantemente.

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2020-01-21T10:19:18-03:00janeiro 22nd, 2020|Treinamento|0 Comentários

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